Table des matières
Introduction
Description
La gestion de projets est une application permettant de gérer
de manière simple les actions des différents acteurs
(chefs de projets/demandeurs, intervenants, vérificateurs)
d'un ou de plusieurs projets.
Après s'être connectés, les acteurs peuvent
créer des demandes de tâches (description, échéance,
priorité, intervenant), intervenir sur les tâches
qui leur sont demandées (temps de réalisation, date
de fin, description de l'action réalisée) ou encore
vérifier la bonne éxécution de la tâche.
Au niveau des droits, l'intervenant ne peut pas modifier la demande.
Chaque étape peut être accompagnée automatiquement
d'un mail pour avertir les acteurs concernés de la demande
ou de la réalisation.
A tout moment, grâce au puissant filtre, chaque acteur
peut définir un affichage pertinent correspondant à
son rôle. Par exemple, un intervenant affiche, pour les
projets qui le concernent, les tâches non réalisées,
un chef de projet, toutes les tâches ni réalisées
ni clôturées.
De plus, le tableau récapitulatif permet en un coup d'oeil
de voir les tâches restantes vous concernant (demandées,
en intervention ou à clôturer), si elles sont hors
échéance ou non.
Couplé à cet outil de sélection, les options
d'impression permettent l'édition de la liste des tâches
sélectionnées au format, du graphique Gantt ou encore
le mélange de la liste des tâches et du graphique
Gantt, constituant un véritable dossier du projet.
Chaque projet peut être accompagné de fichiers joints
permettant de partager des informations supplémentaires.
Les projets récurrents peuvent être intégralement
recopiés.
Le module d'administration, intégré à l'application,
permet de manière aisée de gérer les projets
et les modules (sous parties de projets) ainsi que les utilisateurs
(mot de passe, droit d'administration : gestion/ajout simple de
projets, gestion/ajout simple de modules, gestion des utilisateurs,
mot de passe, ...).
Cette application a été développée
dans une optique universelle, c'est-à-dire qu'elle convient
à tout corps de métier de par sa simplicité
d'utilisation.
Elle fonctionne sur le modèle client léger, ce
qui confère de nombreux avantages :
- une seule installation
- la maintenance (mises à jour, sauvegardes) est aisée
- accès à l'aide de votre navigateur Web (Internet
Explorer, Netscape, Mozilla, Opera, ...) habituel comme s'il s'agissait
d'un site Web standard, sans aucune installation supplémentaire
- ...
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Fonctionnalités
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Matériel
requis pour l'utilisation
Pour l'utilisation de l'application, un ordinateur en réseau
avec un navigateur Web (Internet Explorer, Netscape, Mozilla,
Opera, ...) suffit.
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Connexion
Accéder
à la gestion de projets
Pour accéder à la gestion de projets, ouvrez votre
navigateur Web (Internet Explorer, Netscape, Mozilla, Opera, ...)
et dans la barre d'adresse, saisissez l'adresse qui vous a été
fournie par votre administrateur. Elle est de type : http://www.votreserveur/projets/
Profitez de l'occasion pour l'ajouter à vos favoris.
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Connexion
Une fois la page de connexion affichée, saisissez votre
identifiant puis votre mot de passe (ces informations sont fournies
par l'administrateur de l'application). Cliquez sur le bouton 'Se
connecter'.
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Changement
du mot de passe
Si vous voulez modifier votre mot de passe, sur la page de connexion,
saisissez votre identifiant puis votre mot de passe actuel, puis
cliquez sur 'Changer de mot de passe'. Saisissez votre nouveau mot
de passe de manière identique dans les deux zones de saisie
puis cliquez sur le bouton 'Valider'.
Le mot de passe est sensible à la casse, c'est-à-dire
que le système différencie les minuscules et les majuscules
(par exemple, 'password' est différent de 'Password').
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Déconnexion
Une fois connecté, vous pouvez à tout moment quitter
l'application en cliquant sur l'icone 'Déconnexion'
sur la page principale.
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Administration
Administration
générale
Si vous en avez les droits, vous pouvez gérer certaines
options générales de l'application en cliquant sur
l'icone 'Administration'
:
- Site Web : adresse de votre site Web principal
- Titre du site : titre apparaissant en haut de chaque page de
l'application
- Effacement des tâches : lors de l'effacement des tâches,
les tâches peuvent être soit mise en archive dans
la base pour être récupérées en cas
d'erreur, soit effacées complétement et définitivement
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Gestion des utilisateurs
Si vous en avez les droits, vous pouvez gérer les utilisateurs
ayant accès à l'application, en cliquant sur l'icone
'Utilisateurs' .
Le tableau en haut contient la liste complète des utilisateurs.
La partie basse correspond à la zone de saisie d'un nouvel
utilisateur ou de modification de l'utilisateur sélectionné.
Pour ajouter un utilisateur, vérifiez que le mot 'Ajout'
apparaît bien, sinon cliquez sur 'Nouvel utilisateur'.
Pour modifier un utilisateur, dans le tableau des utilisateurs,
cliquez sur 'Modifier' sur la ligne de l'utilisateur qui vous intéresse.
Ses informations s'inscrivent alors dans la zone de saisie.
Le champ 'Initiales' correspond aux initiales de l'utilisateurs.
Elle doivent être uniques. Elles sont visibles dans le schéma
Gantt.
Le champ Mail est l'adresse mail utilisée lors de la création/modification
de tâches pour prévenir les intervenants d'une nouvelle
tâche et les demandeurs de la réalisation.
La case à cocher 'Administrateur' donne le droit ou non
d'accéder la gestion des options générales
de l'application (voir 'Administration/Administration
générale')
La case à cocher 'Gestion des utilisateurs' donne le droit
ou non d'accéder à la gestion des utilisateurs (la
page décrite dans cette rubrique).
Les boutons radio 'Gestion des projets' indiquent que l'utilisateur
:
- peut créer des projets et gérer (modifier/supprimer/gérer
les droits en cas de projet privé/recopier) ceux dont il
est responsable : 'Ajout' (voir 'Administration/Nouveau
projet')
- ne peut gérer (modifier/supprimer/gérer les droits
en cas de projet privé/recopier) seulement que les projets
dont il est responsable (pas de création de projet possible)
: 'Gestion' (voir 'Administration/Gestion
des projets')
Les boutons radio 'Gestion des modules' indiquent que l'utilisateur
:
- peut gérer totalement les modules, c'est-à-dire
ajouter, modifier et supprimer des modules : 'Totale' (voir 'Administration/Gestion
des modules')
- peut ajouter seulement des modules (pas de modification ni de
suppresion possibles) : 'Ajout seul' (voir 'Administration/Nouveau
module')
- ne peut pas ajouter de module : 'Non'
La case à cocher 'Création de tâches' donne
le droit à l'utilisateur de créer de nouvelles tâches,
c'est-à-dire créer des demandes (voir 'Utilisation/Demande').
Les champs 'Mot de passe' et 'Confirmation' sont respectivement
la zone qui permet d'affecter un mot de passe à l'utilisateur
et celle qui permet de vérifier que la saisie dans 'Mot de
passe' est correcte. Si ces deux zones restent vides à la
modification, le mot de passe est inchangé.
L'utilisateur peut changer lui-même son mot de passe (voir
Connexion/Changement du mot de passe).
Le mot de passe est sensible à la casse, c'est-à-dire
que le système différencie les minuscules et les majuscules
(par exemple, 'password' est différent de 'Password').
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Gestion des
projets
Pour gérer les projets, cliquez sur l'icone 'Projets' .
Dans ce mode, vous pouvez modifier, supprimer, gérer les
droits et recopier les projets dont vous êtes responsables.
Le tableau en haut contient la liste complète des projets
dont vous êtes responsables.
La partie basse correspond à la zone de saisie d'un nouveau
projet ou de modification du projet sélectionné. Elle
n'apparaît que si vous possédez les droits de création
de projet, ou si vous êtes en cours de modification d'un projet.
Pour modifier un projet, dans le tableau des projets, cliquez
sur 'Modifier'
sur la ligne du projet qui vous intéresse. Ses informations
s'inscrivent alors dans la zone de saisie en dessous du tableau.
Vous pouvez ainsi modifier :
- le nom du projet. Pour le nom du projet, préférez
les caractères alphanumériques simples (a-z, A-Z,
0-9), évitez les caractères spéciaux (!,-%?...).
- le nom du responsable du projet, c'est-à-dire l'acteur
qui aura tous les droits sur ce projet (modification/suppression/gestion
des droits en cas de projet privé/recopie)
- si le projet est public ou privé. S'il est public, tous
les utilisateurs peuvent voir le projet, avec la restriction des
droits définis dans la partie 'Utilisateurs'
(voir 'Administration/Gestion des utilisateurs').
S'il est privé, il ne sera disponible que pour les utilisateurs
autorisés, selon les droits qui leur seront affectés
(Voir 'Administration/Gestion des droits
par projet')
- la description
Vous pouvez également supprimer un projet en cliquant sur
l'icone 'Supprimer'
dans le tableau. Attention : en confirmant la suppression, vous
effacerez par la même occasion tous les modules, toutes les
tâches et tous les fichiers qui concernent le projet.
Si le projet est privé, vous pouvez gérer ses droits
en cliquant sur 'Gérer les droits'
(voir 'Administration/Gestion des droits
par projet').
Enfin, cliquez sur 'Recopier le projet'
pour créer une copie du projet (voir 'Administration/Recopie
de projet').
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Nouveau
projet
Pour ajouter un projet, cliquez sur l'icone 'Projets' .
Si vous en avez les droits, une zone de saisie apparaît en
dessous du tableau listant tous les projets que vous gérez
(voir 'Administration Gestion des projets').
Pour ajouter un projet, vérifiez que le mot 'Ajout' apparaît
bien, sinon cliquez sur Nouveau projet.
Vous devez ainsi renseigner :
- le nom du projet que vous souhaitez ajouter. Pour le nom du projet,
préférez les caractères alphanumériques
simples (a-z, A-Z, 0-9), évitez les caractères spéciaux
(!,-%?...).
- le nom du responsable du projet, c'est-à-dire l'acteur
qui aura tous les droits sur ce projet (modification/suppression/gestion
des droits en cas de projet privé/recopie, voir 'Administration
Gestion des projets')
- si le projet est public ou privé. S'il est public, tous
les utilisateurs peuvent voir le projet, avec la restriction des
droits définis dans la partie 'Utilisateurs'
(voir 'Administration/Gestion des utilisateurs').
S'il est privé, il ne sera disponible que pour les utilisateurs
autorisés, selon les droits qui leur seront affectés
(Voir 'Administration/Gestion des droits
par projet')
- une description
Cliquez sur le bouton 'Ajouter' pour valider l'ajout du projet.
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Recopie
de projet
Si vous êtes responsable d'un projet récurrent (qui
se répète avec de nombreuses similitudes), vous pouvez
le recopier.
Pour recopier un projet, cliquez sur l'icone 'Recopier le projet'
dans la
gestion des projets ('Projets' ,
voir 'Administration/Gestion des projets').
Cette icone n'apparaît que sur les lignes des projets dont
vous êtes responsable.
Un nouvel écran apparaît, vous devez renseigner les
options de recopie :
- le nom du nouveau projet. Pour le nom du projet, préférez
les caractères alphanumériques simples (a-z, A-Z,
0-9), évitez les caractères spéciaux (!,-%?...).
- le nom du responsable du projet, c'est-à-dire l'acteur
qui aura tous les droits sur ce projet (modification/suppression/gestion
des droits en cas de projet privé/recopie, voir 'Administration/Gestion
des projets')
- le demandeur et l'intervenant : vous avez la possibilité
- d'affecter toutes les tâches du
projet au même acteur en tant que demandeur ou intervenant,
ce qui s'avère pratique pour pouvoir redéfinir les
demandeurs et intervenants s'ils ont changés depuis le projet
d'origine,
- d'utiliser les mêmes demandeur ou
intervenant, s'ils n'ont pas changés (options 'Laisser tel
quel').
- la date de début du nouveau projet : toutes les dates de
demande et d'échéance du nouveau projet sont recalculées
à partir de celles du projet d'origine, en débutant
à la date renseignée ici. A votre charge de vérifier
la cohérence des dates (week-end, jours fériés,
...), en utilisant par exemple le schéma Gantt
- 'Supprimer le texte des actions des tâches' : décocher
cette case pour conserver le texte des actions des tâches
dans le nouveau projet, de manière à conserver une
trame pour les intervenants
- 'Prévenir les acteurs par mail' : permet d'envoyer un mail
automatiquement aux acteurs (demandeurs et intervenants) les prévenant
de la création d'un nouveau projet les concernant
- la zone 'Texte du mail' permet d'inscrire une note dans le mail
envoyé aux acteurs (utile que si la case 'Prévenir
les acteurs par mail' est cochée).
Cliquez sur le bouton 'Copier' pour valider la copie du projet.
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Gestion
des droits par projet
Si un projet est défini comme Privé et que vous en
êtes responsable ou que vous avez les droits de gestion de
droits sur celui-ci, vous pouvez définir les utilisateurs
y ayant accès, ainsi que le niveau de contrôle, en
cliquant sur l'icone 'Gestion des droits du projet'
accessible sur l'écran principale ('Liste' ,
voir 'Page principale/Les tableaux de projets')
ou dans la gestion de projets ('Projets' ,
voir 'Administration/Gestion des projets').
Vous pouvez alors définir les options pour chaque utilisateur
:
- Aucun droit : le projet n'apparaît pas pour l'utilisateur
dans la liste de l'écran principal (voir 'Ecran
principal' )
- Affichage des tâches : le projet apparaît pour l'utilisateur
et ne peut qu'agir sur les tâches pour lesquelles il est
défini comme intervenant
- Création de tâches : l'utilisateur est demandeur
et/ou intervenant pour le projet (voir 'Page
principale/Les tableaux de projets' )
- Ajout de modules : l'utilisateur peut créer des modules
pour le projet (voir 'Administration/Gestion
des modules' )
- Gestion des modules : l'utilisateur peut créer, modifier
et supprimer les modules dans le projet (voir 'Administration/Nouveau
module' )
- Délégation : l'utilisateur peut modifier les options
du projet, il apparaît dans la liste des projets qu'il peut
gérer (voir 'Administration/Gestion
des projets' )
- Gestion des droits : l'utilisateur peut gérer les droits
des utilisateurs pour le projet et donc accéder à
l'écran décrit dans cette rubrique.
Le responsable du projet posséde tous les droits.
Le niveau de droit est croissant, par exemple, si un utilisateur
possède les droites de gestion de module, il possède
automatiquement les droits d'ajout de module, de création
de tâches et d'affichage.
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Gestion des
modules
Pour gérer les modules, cliquez sur l'icone 'Modules'
dans le projet qui vous intéresse.
Dans ce mode, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des modules
pour un projet.
Le tableau en haut contient la liste complète des modules
du projet en cours.
La partie basse correspond à la zone de saisie d'un nouveau
module ou de modification du module sélectionné.
Pour ajouter un module, vérifiez que le mot 'Ajout' apparaît
bien, sinon cliquez sur Nouveau module.
Pour modifier un module, dans le tableau des modules, cliquez sur
'Modifier'
sur la ligne du module qui vous intéresse. Ses informations
s'inscrivent alors dans la zone de saisie.
La zone Nom correspond au nom du module. Pour le nom du module,
tous les caractères sont acceptés.
Vous pouvez également supprimer un module en cliquant sur
le lien 'Supprimer'
dans le tableau, et donc toutes les tâches qui le concernent.
Notez bien qu'une fois supprimé, le module et les tâches
qui le concernent sont perdus.
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Nouveau module :
Pour gérer les modules, cliquez sur l'icône 'Modules'
dans le projet
qui vous intéresse.
Dans ce mode, vous pouvez ajouter des modules pour un projet.
La zone Nom correspond au nom du module que vous souhaitez ajouter
au projet en cours. Pour le nom du module, tous les caractères
sont acceptés.
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Utilisation
Les tâches
Chaque tâche est découpée en trois parties
définies par un code de couleurs simple :
La demande : Correspond à l'ouverture d'une tâche.
Cette partie est modifiable exclusivement par l'utilisateur
qui ouvre la tâche (appelé Demandeur).
Si la case 'Envoyer en mail' est cochée, l'intervenant
désigné est prévenu automatiquement
de la nouvelle tâche. |
|
|
La réalisation : Deuxième étape de
la tâche, elle est réservée à
l'intervenant défini lors de la demande et est
modifiable par le demandeur et l'intervenant.
Si la case 'Envoyer en mail' est cochée, le demandeur
est automatiquement prévenu de la réalisation
de la tâche. |
La vérification ou clôture : Dernière
étape, elle permet un suivi et une validation de
la tâche. Elle est modifiable par le demandeur.
|
|
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Demande
Pour ajouter une tâche, sur la page principale, cliquez sur
l'icone 'Nouvelle Tâche'
dans le projet qui vous intéresse (si le projet qui vous
intéresse n'apparaît pas, cliquez sur 'Tous les projets'
sur la page principale puis sur le bouton 'Chercher', pour plus
d'information, voir 'Page principale/Filtre').
La demande est modifiable à tout moment, exclusivement par
le demandeur.
Dans cette écran, le nom du projet concerné est rappelé.
Le demandeur doit renseigné :
- le module, c'est-à-dire la partie du projet concernée
- le demandeur (attention : si vous changez le demandeur, vous n'aurez
plus accès à la partie demande de la tâche)
- la date de la demande
- l'intervenant
- un résumé de la demande, qui apparaîtra dans
les tableaux de tâches (maximum 30 caractères)
- l'objet détaillé de la demande
- l'échéance
- la priorité, utile pour les tris
- La planification en temps et en coût (non obligatoires)
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Intervention
Pour modifier une tâche sur laquelle vous êtes intervenant
pour indiquer une réalisation, sur la page principale, cliquez
sur l'objet de la tâche concernée.
Les champs suivants sont accessibles en modification :
- Prévu : avant la réalisation de la tâche,
l'intervenant peut prévoir la durée et le coût
(non obligatoires)
- Réalisé : indique que la tâche est réalisée,
le temps et le coût réels
- Date de fin : date de l'achévement de la réalisation
- Action : action menée lors de la réalisation
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Clôture d'une
tâche
Pour clôturer une tâche dont vous êtes demandeur,
sur la page principale, cliquez sur l'objet de la tâche concernée.
Les champs suivants sont accessibles en modification :
- Clôturée : indique que la tâche est clôturée
et le nom du vérificateur s'il est différent du
demandeur
- Date de clôture
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Suppression d'une
tâche
En cas d'erreur, le demandeur peut toujours supprimer l'une des
ses tâches. Pour cela, sur l'écran de la tâche,
cliquez sur le bouton 'Supprimer'. Confirmez si vous êtes
sûr de la suppression.
Notez bien qu'une fois supprimée, la tâche n'est pas
forcément récupérable (voir 'Administration/Administration
générale').
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Ajout/consultation
des fichiers du projet
Vous pouvez partager des fichiers et voir ceux partagés
par les autres utilisateurs pour chaque projet. Pour cela, sur la
page principale, cliquez sur l'icone des fichiers à disposition
ou
pour le projet qui vous intéresse.
Le tableau correspond aux fichiers déjà déposés.
Pour télécharger un fichier, cliquer sur son nom.
Pour déposer un fichier, indiquez son intitulé, sa
version, l'auteur (pas nécessairement un utilisateur du système),
un description et le chemin du fichier sur votre ordinateur. Ce
fichier sera copié sur le serveur, ainsi il sera accessible
même lorsque votre ordinateur sera éteint.
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Page
principale
Les tableaux
de projets
Les tableaux de projets sur la page principale contiennent les
tâches sélectionnées dans l'outil de sélection
(rubrique suivante) groupées par projet.
Ces tableaux peuvent être imprimés au format PDF (voir
Impressions).
Différentes actions sont possibles :
- Afficher / masquer le projet (
/ ) : permet
d'afficher le projet ou de n'afficher que l'en-tête du projet
pour récupérer de l'espace à l'écran
- Modules ()
: ajouter un module (voir 'Administration/Nouveau
module') / gérer les modules (voir 'Administration/Gestion
des modules') du projet si vous disposez des droits nécessaires
- Nouvelle tâche ()
: créer une nouvelle tâche en demande pour le projet
(voir 'Utilisation/Demande')
- Fichier à disposition (
ou )
: ajouter/voir les fichiers attachés au projet (voir 'Utilisation/Ajout
consultation des fichiers du projet')
- En cliquant sur l'objet d'une tâche : modifier une tâche
en demande/la clôturer si vous en êtes le demandeur,
en réalisation si vous en êtes l'intervenant (voir
'Utilisation')
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Filtre
Pour plus de pertinence dans l'affichage, vous pouvez trier les
tâches à afficher grâce au filtre.
Ce tri est aussi appliqué aux documents imprimés.
Pour appliquer les changements, cliquez sur Chercher. Vos critères
sont automatiquement sauvegardés pour être réutilisables
lors de vos prochaines connexions.
Les options :
- 'Projets' permet :
- de n'afficher que les projets pour lesquels il existe des tâches
('En cours'), utile pour un affichage clair
- d'afficher tous les projets, dans ce cas des projets pourront
être vides, cette option est utile si vous voulez ajouter
des tâches sur des projets sur lesquels vous n'êtes
pas encore demandeur ni intervenant
- d'afficher les tâches pour un projet en particulier, sélectionné
dans la liste déroulante.
- 'Acteur' : permet de définir sur quel acteur les options
suivantes s'appliqueront. Par exemple, le chef de projet peut
utiliser 'Tout le monde' ou un utilisateur en particulier pour
son suivi, alors qu'un intervenant n'affiche que les tâches
qui le concernent en sélectionnant son nom dans la liste.
- 'Rôle' : définit le rôle de l'acteur sélectionné
: cet acteur est soit demandeur, soit intervenant soit les deux
indifférement.
- 'Tâches' permet de filtrer les tâches sur une notion
de temps ou d'achévement :
- 'Toutes' : aucune notion d'ancienneté, de réalisation
ou de vérification, cette option permet de tout afficher
- 'Non clôturées' : affiche les tâches, réalisées
ou non, si elle ne sont pas clôturées, idéal
pour les demandeurs
- 'Non réalisées' : idéal pour les intervenants
- 'Non clôturées' : idéal pour les vérificateurs
- 'Hors échéance'
- 'Réalisées depuis' : pratique pour retrouver facilement
une tâche dont on sait qu'elle a été réalisée
récemment
- 'Créées depuis' : pratique pour retrouver facilement
une tâche dont on sait qu'elle a été créée
récemment
- 'Tri' : permet d'appliquer un tri prédéfini :
- 'Selon les dates' : trie les tâches par date de réalisation
si elle existe, puis par date de clôture si elle existe,
puis par date d'échéance, puis par priorité,
puis par intervenant
- 'Par module' : regroupe les tâches par module dans un
projet
Pour plus d'informations sur les icones d'impression, voir 'Impressions'
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Le tableau récapitulatif
Ce tableau se situant dans la barre d'outils en haut de la page
permet en un coup d'oeil de visualiser pour combien de tâches
vous êtes hors échéance ou non, qu'elles soient
en demande, intervention ou vérification.
Ce tableau ne prend pas en compte l'outil de sélection,
mais se rapporte bel et bien à l'utilisateur en cours.
Pour visualiser rapidement les tâches pour lesquels vous
êtes demandeur, intervenant ou vérificateur, cliquez
sur les en-têtes de ligne.
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Impressions
/ Exportation
Icones
d'impressions
Les icones d'impression se trouvent sur la page principale, dans
la barre d'outils.
Les documents sont disponibles au format PDF et correspondent aux
critères de la zone Outil de sélection (voir 'Page
principale/Filtre').
Le format PDF est accessible avec Adobe Acrobat Reader, outil gratuit
et universel, que vous pouvez trouver à cette adresse : http://www.adobe.fr/products/acrobat/
en français si vous n'en disposez pas encore. Le format CSV
est utilisable par de nombreux logiciels.
Une fois cette fenêtre apparue, pressez les touches de votre
clavier ctrl+P pour accéder à l'impression.
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Liste des tâches
groupées par projets au format PDF
Vous pouvez imprimer facilement les tableaux par projet, équivalents
à ceux de la page principale.
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Liste des tâches
au format PDF
Vous pouvez aussi imprimer la liste des tâches, non groupée
par projet.
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Liste
des tâches avec les objets détaillés au format
PDF
Vous pouvez imprimer la liste des tâches, incluant l'objet
détaillé.
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Liste des tâches
au format PDF avec le graphique Gantt
Vous pouvez aussi imprimer ces même tableaux agrémentés
des graphiques Gantt correspondant.
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Liste des tâches
au format CSV
Vous pouvez extraire la liste des tâches affichées
au format universel CSV pour les utiliser dans d'autres logiciels.
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